档案工作条例
第一章
总 则
第一条 根据《中华人民共和国档案法》、《国家教委六号令》和《普通高等学校档案管理办法》以及国家档案局的有关规定，为加强我校档案的科学管理，更好地为学校工作服务，特制定本条例。
第二条 学校各部门在工作活动中形成的各类档案，均由学校档案部门集中统一管理。
第三条 学校各类档案是指在党政管理、教学、科研、基建、设备、产品、外事、出版、财会等方面活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括图纸、图表、实验记录、文字材料、照片、录音带、录像带、磁盘等。
第四条 学校档案工作是学校工作的组成部门，是办好学校的重要基础工作之一，是维护学校历史真实面貌的一项重要工作。学校和各部门都应把档案工作列入本部门工作议事日程，加强领导，并把做好归档工作纳入有关人员的职责范围，作为考核干部和检查工作的重要内容之一，以保证档案的完整、准确、安全和有效利用。
第五条 学校档案管理属于学校的基本建设之一，档案事业的发展要列入学校发展计划，把档案管理所需的经费纳入学校经费预算。
第六条 档案部门应严格贯彻和执行国家、学校规定的保密制度，确保档案和档案机密的安全。
第二章 体制和任务
第七条 档案室属于校办公室，学校由一位分管校办公室的领导分管档案工作，各部门必须有一名负责人分工主管本单位的档案工作，并设兼职档案员。
第八条 学校档案室是永久保存全校各类档案的基地，是向学校和社会提供利用的中心，同时又是对全校进行档案业务指导、监督的行政管理机构。
第九条 档案室的基本任务：
一、
贯彻执行党和国家关于档案工作的法令、政策和规定，建立和健全学校档案工作各项规章制度，集中统一管理学校各类档案。
二、
负责全校档案的收集、管理、保管、鉴定、利用等各项工作。结合本校实际，拟定各类档案的归档范围及保管期限，编制检索工具和参考资料，开发档案信息资源，积极主动提供利用。
三、
组织并健全档案工作网络，负责各部门兼职档案人员的业务指导。
四、
开展档案理论研究，参加档案业务学术活动，提高科学管理档案水平。
五、
运用各种形成，开展档案宣传工作，增强全校人员的档案意识。
六、
运用现代科学技术管理档案，首先搞好计算机自动检索，逐步实现档案管理现代化。
第十条 学校的各类档案，归口职能部门负责立卷归档：
一、
党群档案，由校办、组宣处、工会、共青团负责本部门职能活动中形成的档案的立卷工作，并及时向档案室移交。
二、
行政档案，由校办、人保处、总务处、图书馆负责本部门职能活动中形成的档案的立卷工作，并及时向档案室移交。
三、
外事档案，由校办负责收集、整理、立卷，并及时向档案室移交。
四、
教学档案，由教务处、教学处、培训开发处负责本部门职能活动中形成的档案的立卷工作，并及时向档案室移交。
五、
科研档案，由科研处（筹）负责收集、整理、立卷，并定期向档案室移交。
六、
设备档案，由设备科负责收集、整理、立卷，定期向档案室移交。
七、
基建档案，由基建科负责收集、整理、立卷，定期向档案室移交。
八、
产品档案，由校办工厂负责收集、整理、立卷，定期向档案室移交。
九、
声像档案，由电教中心负责收集、整理、立卷，定期向档案室移交。
十、
会计档案，由财务处负责收集、整理、立卷，定期向档案室移交。
十一、
其它类档案，均由形成部门负责立卷，定期向档案室归档。
第十一条 专兼职档案人员要认真学习马列主义、毛泽东思想，忠于职守、严守纪律、热爱档案事业、刻苦钻研业务，努力提高政治素质与业务水平，以保证档案工作任务的顺利完成。
第三章 档案的接收
第十二条 学校建立文件材料的归档制度。凡学校工作活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料，均由文件部门或业务部门进行整理、立卷，并定期向档案室归档，任何个人不得据为已有。
第十三条 各部门的归档档案，应符合下列要求：
一、
应归档的文件材料必须齐全完整。
二、
归档的文件材料，保持它们之间的有机联系，区分保存价值，分类整理立卷。
三、
用纸规格和书写规范，纸质优良，字迹清楚，具有耐久性。
四、
编制卷内目录，备考表填写齐全，案卷标题简明确切。
第十四条 学校各文书部门和业务部门一般应在第二年的上半年向校档案室归档，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。
第四章 档案的管理
第十五条 档案室要做好各类档案的管理工作，做到馆藏分类科学，整理系统。要积极开发利用档案，并注意掌握档案的利用效果。
第十六条 定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案进行登记造册，经有关领导批准后销毁。销毁档案，应指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签字。
第十七条 档案库房与办公用房分开。库房应坚固，并设置防盗、防火、防虫鼠、防潮、防高温等设施。定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其它技术处理。
第十八条 档案室应建立档案的借阅制度，根据档案的机密程序，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。